forrige
neste

Utnytter ventetiden før innføring av DIPS Arena

Både i Helse Nord og i resten av landet skulle mange ha tatt DIPS Arena i bruk nå. Men 2020 er året som vil bli husket for at ingenting gikk som planlagt.

kamera Heidi Johansen er prosjektleder for innføringen av DIPS Arena i Helse Nord RHF. Mars 2021 er nå tidspunktet hvor første helseforetak skal opp på det nye journalsystemet.

Del denne saken:

Før sommeren i år skulle Helse Nord gått opp med det nye journalsystemet ‒ DIPS Arena ‒ på Helgelandssykehuset, men igangsettelsen ble utsatt for andre gang. Første gang kom utsettelsen på grunn av usikkerhet omkring ytelsen. Helse Nord ville forsikre seg om at all unødig venting var eliminert før brukerne ble introdusert for det nye dataverktøyet.

I år kommer utsettelsen selvsagt på grunn av koronapandemien.

– Status nå er planlagt oppstart i mars 2021 for første helseforetak som tar i bruk DIPS Arena, og løsningen skal være innført i alle våre fire helseforetak i løpet av 2021. Dette avhenger selvfølgelig av utviklingen i koronasituasjonen og at prosjektet jobber kontinuerlig med å sikre at innføringen kan gjøres med så lav risiko for smittespredning som mulig, sier Heidi Johansen, prosjektleder for innføringen av DIPS Arena i Helse Nord.

I tett dialog

Salgs- og markedsdirektør i DIPS, Christian Falkenberg-Jensen, opplyser at DIPS gikk inn i en om mulig enda tettere dialog med kundene sine da korona-nedstengingen kom.

‒ Vi skjønte at vi ville komme i en situasjon etter pandemien der samtlige kunder ville i gang med Arena samtidig. Målet vårt har vært å sørge for at vi har på plass riktig kompetanse og kapasitet til å understøtte alle implementeringer på en god måte.

Slik det ser ut nå skal derfor avdelinger for psykisk helse og rus i Helse Vest opp med Arena i november i år. Det samme er tilfellet for Lovisenberg Diakonale Sykehus i Oslo.

Så går altså Helse Nord i gang fra mars neste år, og tar helseforetak for helseforetak opp på både psykiatri og somatikk samtidig. Somatiske avdelinger i Helse Vest og på Lovisenberg skal opp på Arena i løpet av andre kvartal neste år.

‒ Vi har dermed klart å holde farta oppe, men forutsetningen for dette er denne tette dialogen vi har med de ulike kundene. Det er viktig for oss alle å få Arena i bruk i en vanlig sykehushverdag, fordi alt i den er naturligvis ikke perfekt. Det testmiljøene ikke klarer å avdekke vil først kunne oppdages og endres når programvaren er i drift, forklarer DIPS-direktøren.

Han sier partene jobber målrettet for å holde en åpen, ærlig, tett og hyppig dialog for å løse saker som oppstår underveis.

‒ Det at vi i DIPS klarer å skape trygghet rundt vårt arbeid betyr mye. Når vi er åpne på våre utfordringer, opplever vi at også kunden er åpen om ting de ser vi sammen må løse. Jeg opplever at vi har en god gjensidig tillit med kundene våre, og at samarbeidet er særdeles godt.

Christian Falkenberg-Jensen

Salgs- og markedsdirektør Christian Falkenberg-Jensen forteller hvordan DIPS nå forbereder seg på å ta opp Helse Nord, Helse Vest og Lovisenberg Diakonale Sykehus på DIPS Arena fra og med november i år.

«Målet vårt har vært å sørge for at vi har på plass riktig kompetanse og kapasitet til å understøtte alle implementeringer på en god måte.»

Christian Falkenberg-Jensen

Kundene er også blitt flinkere til å samarbeide seg imellom og har fått i stand et godt interregionalt samarbeid, både seg imellom og med DIPS. Dette på alle nivåer.

‒ For eksempel er det viktig at endringsønsker som en kunde har også forankres hos de andre, sier Falkenberg-Jensen. Johansen bekrefter dette:

‒ Vi har et veldig tett interregionalt samarbeid. Vi utveksler erfaringer, diskuterer løsninger og deler testresultater. Dette er ressursbesparende for alle parter. Hvis kundene klarer å omforenes om prioriteringer, gjør det jo også ting enklere for DIPS. At alle skal opp på Arena mer eller mindre samtidig blir tøft å håndtere for DIPS, men jo mer vi får gjort sammen før innføringen, jo bedre blir det etterpå, mener hun.

Koronaeffekten

Innføringsprosjektet i Helse Nord mistet alle sine kliniske ressurser da Norge stengte ned i mars, og fra å håndtere tøffe koronaturnuser med beredskapsfokus og kollegaer i karantene, gikk helsearbeiderne over hele landet direkte over i en krevende sommerturnus. I tillegg har perioden med nedstenging ført til stor elektiv gjeld: mange planlagte operasjoner og aktiviteter er utsatt, og må hentes inn på toppen av vanlig drift og koronaberedskap.

Les også: DIPS-klinikere tilbake i hvitt

Johansen har full forståelse for at det er nødvendig å være tålmodig, selv om hun så gjerne skulle hatt Arena på plass for lengst.

‒ Det å få et nytt datasystem vil alltid være krevende, og det er grenser for hvor mye det går an å forlange av helseforetakene nå. De har stått lenge i stormen.

Hun forteller at representanter fra samtlige helseforetak i Helse Nord sitter i prosjektstyret og deltar i beslutningen om når og hvordan innføringen der skal gjennomføres.

Heidi Johansen, Helse Nord

kamera Heidi Johansen får kliniske ressurser tilbake til innføringsprosjektet i september.

Likevel har DIPS Arena-prosjektet langt fra stått stille. Den ekstra ventetiden før innføring er godt utnyttet. DIPS har redusert «backlogen» betydelig. Det vil si at de har løst mange av de meldingene som til nå er kommet inn fra test- og produksjonsmiljøene om endringer eller feilrettinger.

Etter planen kommer de kliniske ressursene i Helse Nord-prosjektet fra helseforetakene tilbake i løpet av september. Prosjektet, som består av rundt 100 personer i diverse stillingsprosenter, er da i full drift igjen.

‒ De gjenværende prosjektansatte har jobbet hardt og godt hele tiden. Blant annet har vi gjort mye testing. Mitt håp er at vi i løpet av neste år kan gjennomføre en fullstendig overgang til Arena hvor behovet for å gå inn i Classic er minimalt, sier hun.

Falkenberg-Jensen opplyser at Classic er ønsket med som en del av DIPS Arena, blant annet som en backup, men at behovet for å veksle mellom systemene er blitt mindre.

‒ Fordelen med Arena er at systemet er mye mer åpent og dynamisk, og at vi kan spisse en del av attributtene i løsningen mye mer mot brukerens behov enn det vi kunne med DIPS Classic, sier han.

Samarbeid med myndighetene

Er det noe dette prosjektet har lært Heidi Johansen, er det hvor viktig sentrale helsepersonell er i alle disse innføringsprosessene. Et godt og brukervennlig system er helt avhengig av at det kliniske perspektivet ivaretas gjennom hele løpet.

I tillegg til at DIPS Arena skal være et godt arbeidsverktøy for helsepersonell skal systemet også ivareta krav og retningslinjer fra myndighetene.

‒ Vi er tydelig på at myndighetene må stille krav direkte til helseforetakene når det gjelder funksjonaliteten som skal på plass. Dette er viktig for å sikre at innsikt og erfaring fra den kliniske arbeidshverdagen hensyntas i løsningene. Myndighetene setter premissene og skal ellers legge til rette for standardisering og samhandling. I neste omgang er det vår oppgave, som helseregion, å kravstille funksjonalitet til leverandøren, sier Johansen.

– Det finnes eksempler på at myndighetene har stilt krav direkte til leverandøren. Da mister man verdifull innsikt og risikerer at løsningene ikke tilfredsstiller behovene i klinikken, forklarer hun.

Hun har lyst å sende en stor takk til alle på Diakonhjemmet sykehus som har hatt jobben med å være første sykehus til å ta i bruk DIPS Arena.

‒ Vi har hatt utrolig god nytte av deres erfaringer. Men nå er heldigvis vi andre også kommet så langt med våre prosjekt, at innspillene og nytten kan gå begge veier.

Positiv «snikintro» gir verdifull innsikt

Koronapandemien har vist at det går an å agere raskt når nye behov oppstår. DIPS har, i tett samarbeid med helsepersonell, levert verktøy som for eksempel gjør det enklere å registrere og følge Covid-19-smittede og å drive smittesporing i sykehuset. Dette er eksempler på at ny funksjonalitet raskt kan utvikles og innføres når nye behov oppstår, og viser også mulighetsrommet som ligger i DIPS Arena.

– Dette er fremtiden som DIPS Arena legger til rette for, og en viktig årsak til at vi ønsker å få systemet på plass så fort som mulig, sier Johansen.

Hun mener innføringen av de nye «Covid-19-produktene» også har gitt brukerne innsyn i og motivasjon til å komme i gang med DIPS Arena.

‒ Denne «snikintroduseringen» av DIPS Arena har gitt helsepersonell en mykere Arena-start og prosjektet verdifull innsikt i hvordan brukerne oppfatter det nye systemet. Tilbakemeldingene vi har fått er at Arena fremstår moderne og intuitivt, forteller Johansen.

«Tilbakemeldingene vi har fått er at Arena fremstår moderne og intuitivt.»

Heidi Johansen, prosjektleder Helse Nord

Mye nytt å lære

Det er halvannet år siden Heidi Johansen ble prosjektleder for innføringen av DIPS Arena i Helse Nord. Hun er veldig opptatt av å gi god informasjon til brukerne om hva som kommer og hvordan de bør forberede seg gjennom kurs og opplæring, samtidig som hun vil styre forventningene: DIPS Arena er et brukervennlig og innholdsrikt system som vil gi stor nytteverdi for brukere, pasienter og helseforetakene, men dette stiller krav til at systemet brukes etter hensikten.

‒ Ja, for helsepersonell vil det være som å få et nytt system. Overgangen fra Classic til Arena er så stor at den må betegnes som et systembytte og ikke en oppgradering. Her er mye nytt å lære seg, og det vil nok være en del frustrasjon i starten. Som ved alle slike innføringer må vi påregne å stå i pilregn en periode, sier hun.

– DIPS Arena innebærer et stort løft, og når brukerne først har lært seg og sett nytten av systemet vil mange bli godt fornøyd, mener Johansen.

I likhet med DIPS sin salgs- og markedsdirektør understreker hun hvor viktig det er å videreutvikle og optimalisere systemet forløpende etter at Arena er tatt i bruk, slik at det blir et så godt arbeidsverktøy som mulig for helsepersonell.

‒ Dette stiller krav til en robust forvaltning og tett samarbeid mellom foretakene, leverandør og andre helseregioner, lenge etter prosjektets levetid, sier Johansen.

Pandemien som katalysator for endring

 

I dette testsenteret kan det også gis opplæring i det nye journalsystemet.

Del denne saken:

dips.no

Vil du holde deg oppdatert på e-helse?

  • Eksklusive nyheter
  • Motta siste nytt fra DIPS
  • Meld deg på i dag