forrige
neste

Stø kurs i ukjent terreng

Kjersti Sletteng, prosjektleder for verdens første innføring av DIPS Arena, fant tidlig ut at jobben kunne sammenliknes med å ta seg fram i ukjent terreng i veldig tett tåke. Her er historien om hvordan Diakonhjemmet nådde fra start til mål på knappe seks måneder.

Prosjektleder Kjersti Sletteng

kamera Prosjektleder Kjersti Sletteng så for seg en tåkeheim hvor målet, et DIPS Arena i drift, kunne skimtes i det fjerne. Skjermen til venstre viser tåken, mens skjermen til høyre viser veikartet de la for å nå mål i tide.

Del denne saken:

«Lykke til, men dette kommer dere aldri til å greie!»

Meldingen var klar første gang den nyansatte prosjektlederen sammen med assisterende prosjektleder Annette Hole Sjøborg fra DIPS, holdt foredrag om jobben de hadde tatt på seg. Datoen var 4. juni, arenaen var DIPS forum og Sletteng hadde sin aller første arbeidsdag på Diakonhjemmet.

– Du finner litt ekstra motivasjon i å få slike meldinger. Selvsagt får vi da virkelig lyst til å vise at de som sier sånt tar feil!

I dag bedyrer prosjektlederen at hun lever et luksusliv. Hun er innleid fra Vali og har lang erfaring fra innføringsprosjekter, men den begeistringa og støtten som Arena-prosjektet har internt på Diakonhjemmet Sykehus er helt unik.

– Jeg følte at vi skulle inn i en tåkelagt skog på vei til et mål vi kunne skimte i det fjerne, men underveis har hvert eneste tre i den skogen stått der og klappet og heiet prosjektet fram!

Sletteng berømmer den brede kompetansen på Diakonhjemmet Sykehus, som selv alltid har stått for drift og support av DIPS. Prosjektet er inndelt i fire delprosjekter som alle ledes av erfarne ressurser fra sykehuset. I tillegg er styringsgruppen for prosjektet tett på, og består av toppledelsen ved Diakonhjemmet Sykehus og i DIPS AS.

Tre etapper

Selv om trykket er høyt og presset er stort er det likevel ro og et drag av lettelse i ansiktene til de to prosjektlederne som nå sitter og flirer til hverandre. Øverst opp på loftet, innerst i en korridor på Diakonhjemmet Sykehus på Steinerud, har innføringsprosjektet for DIPS Arena sin hovedbase. Og selv om en tredjedel av Diakonhjemmet Sykehus er oppe på Arena er det overhodet ikke tid til pust i bakken.

23. mars er det somatikken sin tur. Når vi igjen når juni, er også behandlingsplan i Arena tatt i bruk, prosjektet er over og Norges første sykehus er i full drift med DIPS Arena.

I høst har naturlig nok alt handlet om 24. november. Datoen da avdelingene for psykisk helsevern ved Diakonhjemmet Sykehus tok i bruk DIPS Arena.

«DIPS slik du kjenner det blir borte 24. november! Meld deg på kurs i DIPS Arena» lød A4-plakatene som ble klistret på de fleste toalettdører ved de psykiatriske enhetene på Tåsen og Vinderen. Kommunikasjonen er ikke massiv, men til gjengjeld veldig målrettet.

– Først kjørte vi en runde med introduksjonskurs. Meningen med disse var kun å vise at Arena har et helt nytt brukergrensesnitt, og mange nye muligheter man må lære seg. Satt på spissen ville vi «skremme» folk til å melde seg på kurs. Erfaringen vi har fått gjør at vi for de ansatte i somatikk, tar disse introduksjonene ned fra 60 til 20 minutter. Vi vil spisse budskapet og så satse på at smakebiten de får se, gir dem nok motivasjon til å ville lære programvaren gjennom brukerkurs.

Kjersti Sletteng og Annette Hole Sjøborg (DIPS AS).

kamera Disse to har ledet overgangen til DIPS Arena i tospann. Fra venstre prosjektleder Kjersti Sletteng og assisterende prosjektleder Annette Hole Sjøborg (DIPS AS).

Mål om 80 prosent på kurs

Målet er å få 80 prosent av de ansatte på kurs før de logger seg inn første gang.

– Da vil de siste 20 prosentene som av ulike årsaker ikke får tatt kurs, lett finne personer rundt seg som de kan spørre når de står fast, forklarer Sletteng.

Helsepersonell får kurs på mellom to og tre timer. Kontoransatte får dobbelt så mye, det vil si til sammen rundt fem timer. Prosjektet har valgt å effektivisere kursvirksomheten. På den ene siden skulle de gjerne gitt grundigere kurs, slik at flere av mulighetene i DIPS Arena ble tatt i bruk fra starten. Men kompromisset er hjelp til å komme i gang, for så på egenhånd utvide kunnskapen gjennom e-læring i enkeltmoduler. For eksempel finnes e-læringskurs om tvangsvedtak som nå digitaliseres i DIPS Arena.

– Det å ha ansatte på kurs er dyrt, og ikke minst er det komplisert å ta folk ut av pasientbehandlingen. De kursene vi har landet på får både tilbakemelding om at de er for lange og for korte – hvilket i sum trolig betyr at vi har truffet bra, mener prosjektlederen.

Les mer om vedtaksmodulen i DIPS Arena her.

«Jeg følte at vi skulle inn i en tåkelagt skog på vei til et mål vi kunne skimte i det fjerne, men hvert eneste tre i den skogen har stått der og klappet og heiet prosjektet fram.»

Kjersti Sletteng

Slik gjorde de det

Da Sletteng kom inn i juni var hennes første jobb å bryte oppgaven og de ukene og månedene de hadde til rådighet, ned i etapper og milepæler. Rett og slett lage et kart med tidsfrister for alt det de forventet å finne inne i «tåkeheimen».

– Det veikartet vi la da var viktig for å vise alle rundt at dette var mulig å håndtere. Før dette ble hver beskjed vi ga, kontret med et spørsmål om «…men har dere husket på at…?»

De forklarer hvordan roen, og ikke minst troen, bredte seg etter hvert som de involverte fikk forståelsen av at alle ikke skulle gå rundt å huske på alt, men at prosjektet ble brutt ned i biter det gikk an å gape over. Og at man ved å tygge seg gjennom bit for bit, gradvis ville komme nærmere målet, selv om det var knapt med tid.

Delprosjektene Løsning, Test, Teknisk og Opplæring, jobber selvstendig og passerer stadig nye milepæler, og rapporterer til Sletteng som jevnlig rapporterer fremdriften videre til styringsgruppa. Sletteng er særdeles imponert over den forankringsjobben som forprosjektet ved sykehuset har gjort. Både topp og bredde gleder seg til å lage et utstillingsvindu for DIPS Arena.

Fra venstre: Anne Nørsett Groussard og Tone Lande. Foran sitter Camilla Ruud.

kamera Selv om det er hektisk, er humøret upåklagelig blant Diakonhjemmets DIPS-forvaltere som alle har sentrale roller i innføringsprosjektet for DIPS Arena. Fra venstre: Anne Nørsett Groussard og Tone Lande. Foran sitter Camilla Ruud.

Viktig å nå mål i tide

– Hvorfor slikt hastverk?

– Det handler om at mange har ventet lenge på DIPS Arena, og at det haster med å få den ferdige versjonen i produksjon, slik at det blir mulig å se hvordan det fungerer i praksis, forklarer Sjøborg.

Hadde det bare vært opp til Diakonhjemmet ville nok innføringen tatt mer tid.

Spesielt har sykehusets egne forvaltere av DIPS hele tiden sett det store tempoet i innføringen som en utfordring.

– Her er vi vant til å tilpasse for alle skostørrelser, det vil si kunne gjøre mer individuelle tilpasninger, forklarer Camilla Ruud, som er leder for delprosjekt Opplæring.

– Det har vi ikke tid til nå. Vi kan bare tilby et gjennomsnitt og så får tilpasningene komme etter hvert, sier Sletteng.

Hele veien har oppgaven vært krevende. Prosjektorganisasjonen er heller ikke stor. Det første Kjersti Sletteng tenkte da hun så ambisjonen og tidsløpet var at «Dette blir svært utfordrende, men det er realistisk». Denne innstillingen har også spredt seg til samtlige prosjektmedarbeidere ved sykehuset.

kamera En fornøyd gjeng konstaterer at DIPS Arena fungerer som det skal etter at løsningen kjører for en tredjedel av Diakonhjemmet Sykehus. Fra venstre: Annette Hole Sjøborg og Guri Tømmervåg fra DIPS, Kjersti Sletteng fra Vali, Kirsti Kristoffersen fra DIPS og Morten Aas fra Oslo universitetssykehus.

Ikke gi opp før vi har prøvd

– For hver nye utfordring vi får i fanget pleier Kjersti å si at dette kan bli vanskelig å få til, men at vi bør gjøre et forsøk, avslører Sjøborg. Dette kombinert med at alle går den ekstra mila og tar det ekstra taket som trengs, gjør at det aller meste går likevel.

Selvsagt har det dukket opp flere hindringer enn forventet.

13. september, to måneder før Arena skulle i drift, rykket prosjektet nesten tilbake til start. For da de nesten var ferdige med å tilrettelegge versjon 17.2.2 for produksjon, ble det besluttet at de ble nødt å gå opp med 17.2.3 isteden. Da var det bare å starte forfra igjen med å implementere den nye versjonen. En annen slik «Vi kan ikke gi opp før vi har prøvd»-utfordring fikk prosjektet da det ble klart at DIPS Classic måtte oppgraderes før DIPS Arena skulle i produksjon, og ikke samtidig slik man hadde tenkt.

Lørdag 11.november ble DIPS Classic oppgradert til siste versjon ved hele sykehuset. Hvilket var tryggest for å minimere risiko ved overgang til første versjon av DIPS Arena. Da ble også den tekniske produksjonssettingen av DIPS Arena 17.2.3 gjennomført, slik at prosjektet kunne bruke de siste ukene fram mot produksjonssetting til test og konfigurasjon av den reelle versjonen som alle skulle få logge seg på.

– Vi kunne likevel ikke være forberedt på absolutt alt den 24. november, men vi hadde fram til da testet alt vi kunne teste. Målet var å eliminere det som var mulig å eliminere. Og samtidig la brukerstøtte gjøre seg kjent i programmet og i de problemene de kanskje måtte løse. De vil jo nå drive brukerstøtte i både DIPS Classic og DIPS Arena fram til sommeren 2019, forklarer Sletteng.

Forbeholdet prosjektet likevel tok seg, var at de som tester tenker annerledes enn de som bruker programvaren ute i klinikken.

– Vi har hatt veldig gode testere blant forvalterne av DIPS her på Diakonhjemmet, og ressursene fra DIPS har også bistått i testingen. Vi har testet både med testcaser og på frihånd, men vi vil aldri kunne klare å teste nøyaktig på den måten som helsepersonell utfordrer systemet i daglig drift, erkjenner prosjektlederen.

Her får en gruppe leger og psykologer kurs i DIPS Arena.

kamera Her får en gruppe leger og psykologer kurs i DIPS Arena.

Viktige erfaringer foran neste etappe

I løpet av perioden som de hadde til rådighet før psykisk helsevern gikk opp, har de totalt 110 d:saker. Det er antallet endringsønsker eller feil meldt inn til DIPS. Etter at endringer ble gjort og feil ble rettet, måtte versjonen retestes.

– Retestingen er tidkrevende og den må vi finne en enda bedre metode for når vi nå tar fatt på somatikken, sier Sletteng.

Prosjektet har nemlig vært nødt å være prioritere veldig hardt på hva de kan ta seg tid til og ikke, for å rekke fristene.

– Vi har vært nødt til å tenke «bra nok» og ikke perfeksjon. Vi har i hovedsak tatt for oss den delen som de rundt 500 ansatte som nå bruker DIPS Arena trenger. Mye er selvsagt likt for alle, men først da vi kom til november prioriterte vi å starte den grundige testingen av de områdene i Arena som kun brukes i somatikken.

Prosjektlederen sier alle de tilgjengelige ressursene både ved sykehuset og i DIPS har vært helt avhengige av å gjøre presise prioriteringer av tiden. Så er hun opptatt av at lufta ikke kan gå ut av ballongen. For alle de som innfører morgendagens pasientjournal ved Diakonhjemmet Sykehus er det bare å gi full gass fram til mars.

Del denne saken:

dips.no

Vil du holde deg oppdatert på e-helse?

  • Eksklusive nyheter
  • Motta siste nytt fra DIPS
  • Meld deg på i dag