forrige
neste

Revolusjonerte hjemmetjenesten ved hjelp av isbilen

Fantastiske ting kan skje når du tar innovasjon fra en bransje og videreutvikler den i en helt annen. Hvem skulle trodd at et datasystem utviklet for å gi isbilen optimale kjøreruter, kunne bli til noe som løser store utfordringer i hjemmetjenesten?

kamera Ved hjelp av kunstig intelligens planlegger Spider arbeidslistene til ansatte i hjemmetjenesten, ved å hente inn informasjon fra pasientjournalen DIPS CosDoc og turnussystemet. Illustrasjonsfoto.

Del denne saken:

Kommunene Skien og Sandefjord lar nå kunstig intelligens løse planlegging i hjemmetjenesten. Hver dag genereres arbeidslister basert på pasientenes behov, hvilke ansatte som er på vakt og oppgavene som skal gjøres. Det som før var et omstendelig manuelt puslespill som kunne ta mange timer, gjør datamaskinen unna på minutter. Hver ansatt får daglig en liste hvor det står hvilke pasienter som skal få besøk når.

Logisk rekkefølge

‒ Jeg husker en vikar som kom på jobb i jula. Han hadde ikke vært på jobb etter at vi innførte det nye systemet, fikk arbeidslista i hånda og utbrøt: «Så kjekt – her ser jeg at jeg kan begynne på toppen av lista og så ligger alt i logisk rekkefølge». Tidligere måtte pleierne selv organisere dagen sin ut fra arbeidsmengden og type pasienter på lista, og det kunne skape ekstra stress, forklarer Grethe Høyendahl. Hun er fagkoordinator i hjemmetjenesten i Skien, og er nå systemansvarlig for det nye planleggingssystemet SPIDER etter å ha ledet innføringen av det.

SPIDER er integrert med journalsystemet CosDoc, og henter data derfra, samt fra turnussystemet og kommunens veikart. Ut fra dette kan SPIDER planlegge dagens gjøremål.

Forskning utført av Sintef viser at SPIDER gir pasienten økt forutsigbarhet på tjenesten og færre ansatte å forholde seg til. Pasientoppdrag tildeles automatisk pleier som har riktig kompetanse. I sum gir dette både pasienter og ansatte økt trygghet, det reduserer stress og det sparer tid.

‒ Vi blir aldri å gå tilbake til det vi hadde før, understreker Høyendal.

Fagkoordinator Grethe Høyendahl i Skien, med planleggingssystemet oppe på skjermen bak seg.

«Vi blir aldri å gå tilbake til det vi hadde før.»

Grethe Høyendahl, fagkoordinator, Skien hjemmetjeneste

‒ Kommunal hjemmeomsorg håndterer nå stadig sykere pasienter. For 10 år siden kunne du ha en fast liste med pasienter du kjørte til, og tilværelsen var mye mer forutsigbar. Nå er pasientene eldre og dårligere, og det oppstår raskt endringer i hjelpebehovet. Derfor er det viktig å ha et system som hele tiden er oppdatert og planlegger riktig. Fagsykepleierne brukte før mye tid på planlegging. Nå kan de bruke ressursene sine på andre viktige oppgaver, sier Høyendahl. Hun er forøvrig selv geriatrisk sykepleier med 20 års erfaring fra hjemmetjenesten.

Sprer arbeidsbelastningen

I Skien har ansatte og tillitsvalgte vært tungt involvert i prosessen med å gå over til maskinell planlegging.

‒ Det var litt skepsis først, men de ansatte så fort at de likevel fikk tildelt pasientene de kjente fra før. Statistikken vår viser at vi har bra andel av primærkontaktbesøk og tjenesteansvarlig sykepleier.

Selvsagt er det like vanskelig som før å planlegge hvis sykefraværet på nøkkelpersonell er høyt eller det kommer andre utfordringer, for eksempel en Covid-19-pandemi. Men systemet klarer likevel å sette sammen lister ut fra reglene som defineres.

‒ Da vi kun kjørte på geografi, kunne vi risikere at tilfeldighetene ga enkelte ansatte mange pasienter med komplekst og krevende sykdomsbilde. Hvis disse pasientene bodde nært hverandre fikk dermed disse ansatte ekstra høy arbeidsbelastning. Dette fjernes ved hjelp av SPIDER. Det kan kanskje se ut som dårlig planlegging at tre biler fra hjemmetjenesten kjører inn i samme gate mer eller mindre samtidig, men så er det faktisk motsatt. SPIDER tar også hensyn til å fordele arbeidsbelastningen jevnere, forklarer Høyendahl.

kamera SPIDER brukes til å fordele oppdragene til arbeidslister på en mest mulig effektiv måte. Ved siden av pasientjournal og turnussystem bruker systemet også kartdata for å finne de beste kjørerutene for hjemmetjenesten. Illustrasjon: SPIDER/ SINTEF

Viktig forarbeid

Skien startet forarbeidet i 2019 og har innført SPIDER i løpet av 2020. Personell fra Skien har besøkt pilotkommunene Horten og Sandefjord, for å lære av deres erfaringer.

Høyendal kan ikke understreke ordet «forarbeid» mange nok ganger.

‒ SPIDER er fullstendig avhengig av gode grunndata. Vi hadde en kjempejobb med å gå gjennom og oppdatere dokumentasjonen på hver pasient i CosDoc. For eksempel må det stå i CosDoc hva slags kompetansekrav som er nødvendig hos den enkelte pasient, du må skille mellom sykepleier-, helsefagarbeider- eller assistentoppdrag. Du kan legge inn pasientens primærkontakt som alltid vil være førstevalg i planleggingen, du kan sette tidsvindu for når pasienten tidligst eller senest ønsker hjemmebesøket. I tillegg må oppgavene ha såkalt «ansikt-til-ansikt-tid», altså hvor lenge hvert oppdrag er beregnet å ta, forklarer Høyendal. En rekke elementer, også mest effektive kjørerute, tas med i SPIDER planlegging.

Videre må denne informasjonen vedlikeholdes fra dag til dag. Derfor har pleierne mobile enheter med CosDoc+, slik at de kan oppdatere journalen samtidig som de er ute hos pasienten.

Dårlig inn = dårlig ut

Skulle ett av de mange elementene mangle, blir også planleggingen mangelfull.

‒ Systemet blir aldri bedre enn det du gjør det til. Mangelfulle data inn i CosDoc, gir mindre kvalitet på data ut til SPIDER. Her i Sandefjord har vi fortsatt en jobb å gjøre for å få systemet optimalt. Vi har i hovedsak to utfordringer som jobbes med; at lister blir manipulerte i etterkant fordi dataene som ligger i bunn ikke er gode nok. I tillegg må vi få lagt inn tidsbruk som medisinromrutiner og annet administrativt eller praktisk arbeid som de ansatte har, og som i dag ikke registreres eller settes av tid til i arbeidslistene, forteller Vibeke Selstø Høijord, som er faglig rådgiver i HSO Digitaliserings- og utviklingsavdeling i Sandefjord kommune. Når dette er på plass, forventer hun enda større nytte og tilfredshet med systemet.

Sandefjord har hatt systemet siden 2017 og har vært sentrale i utviklingen av det.

‒ Det å snu hodet er vanskelig – uavhengig av systemer. Å lære SPIDER går kjapt. Men å endre måten å jobbe på tar tid. For eksempel det å forholde seg til nye og uforutsette lister fra dag til dag, kontra å kjøre på en fast, forteller Høijord.

FAKTA

SPIDER bruker kunstig intelligens for å lage arbeidsplaner for mennesker som jobber i en veldig kompleks setting. Gode grunndata og gode regler for hva som skal inkluderes i planleggingen, er viktig for å gjøre systemet best mulig. Systemet har en tett integrasjon mot journalsystemet CosDoc fra DIPS Front. Systemet kan også integreres mot kommunens turnussystem.

Tross at det er regelbundet er systemet til en viss grad fleksibelt. Hjemmetjenesten kan for eksempel legge inn myke tidsvindu for ansikt til ansikt-tid. Maskinen klarer da å forholde seg til at det en dag kan være vanskelig å få plassert ut alle oppdragene, og finner de pasientene som i teorien kan klare seg med 7-8 minutter besøk istedenfor 10 minutter en gang imellom. Slik blir maskinplanleggingen mindre firkantet, og listene gjennomførbare på de ekstra tøffe dagene og i sommerferieavviklingen med mange vikarer inne.

Per dato er det seks CosDoc-kommuner som bruker SPIDER i planleggingen av hjemmetjenesten: Horten, Skien, Bamble, Farsund, Sandefjord og Tønsberg.

«Det å snu hodet er vanskelig – uavhengig av systemer. Å lære SPIDER går kjapt. Men å endre måten å jobbe på tar tid. »

Vibeke Selstø Høijord, faglig rådgiver i HSO Digitaliserings- og utviklingsavdeling, Sandefjord

En annen fordel med maskinplanleggingen er at hjemmetjenesten får ut gode rapporter. Både på bruk av ressurser, og på tjenestene som leveres.

‒ Slik blir SPIDER også et ledelsessystem. Oversikten vi får nå har vi ikke hatt på denne måten før. Et visuelt diagram gir oss oversikt over når det er for mange oppdrag å rekke over, og vi ser også når det er mulig å legge inn tid til for eksempel internundervisning. Du kan også legge møter direkte inn i systemet som SPIDER må planlegge rundt, forteller Høyendal.

Hun synes det er litt artig at systemet egentlig var ment for varetransport.

‒ Vi kommer ikke med iskrem, men med sårbehandling og hjemmedialyse. Det er fascinerende i hvor stor grad dette systemet hjelper oss med å videreutvikle tjenestene våre. Dette er i aller høyeste grad også et kvalitetsforbedringssystem, mener Høyendal.

Sykepleier i bil med ipad og munnbind.

kamera Pleierne får dagens arbeidsliste generert ut fra hvilken kompetanse de har, hvem de er primærkontakt for og hva slags oppgaver pasientene trenger hjelp til. Listen er systematisert slik at kjøreruten blir mest mulig effektiv. Mobile enheter med CosDoc+, gjør at pleierne kan oppdatere journalen samtidig som de er ute hos pasienten. (Foto: istock)

Del denne saken:

dips.no

Vil du holde deg oppdatert på e-helse?

  • Eksklusive nyheter
  • Motta siste nytt fra DIPS
  • Meld deg på i dag