neste

Arenajubel i Helgelandssykehuset

Spesialtilpasset opplæring i moduler som endrer arbeidsflyt, inngår i suksessoppskriften som Helgelandssykehuset har laget. De smatt glatt opp på ny pasientjournal her forleden.

kamera Lokal prosjektleder Tom Dahlberg og regional prosjektleder Heidi Johansen fikk blomster for å ha gjennomført en tilnærmet problemfri overgang til DIPS Arena ved Helgelandssykehuset. Medisinsk direktør Fred Müller og administrerende direktør Hulda Gunnlaugsdottir skryter av samtlige involverte. (Foto: Helen K. Langfors Åsli)

Del denne saken:

Helgelandssykehuset HF er en pioner ved overgang til DIPS Arena. Helse Nord RHF er nemlig først ut med å ta opp hele helseforetaket i en smell – både psykiatri og somatikk samtidig.

‒ Det å få opp et helt helseforetak på DIPS Arena i samme operasjon er en historisk hendelse for oss. De involverte har gjort en imponerende innsats, og det er ekstra hyggelig at denne milepælen skjer i Helse Nord hvor alt startet for DIPS, sier Kolbjørn Haarr, administrerende direktør i DIPS AS.

Søndag 14. mars ble tilgangen til DIPS Classic fjernet fra samtlige arbeidsstasjoner i Helgelandssykehuset. Siden da har samtlige ansatte kun hatt tilgang til DIPS Arena.

I stort har det meste gått på skinner, og de ansatte har jevnt over håndtert det nye systemet godt. Innboksen med feilmeldinger har vært håndterlig og mye har blitt rettet «i fart». Første driftsuke med nytt journalsystem var derfor preget av tommel opp og kakefeiring!

Administrerende direktør Kolbjørn Haarr i DIPS AS.

 

Mektig imponert

Sykehusets administrerende direktør Hulda Gunnlaugsdottir har følgende å si, både til sine ansatte og til alle de som har holdt i spakene for å klare denne bragden:

‒ Som leder er jeg mektig imponert. Dette prosjektet kan man se i sammenheng med våre verdier: kvalitet, respekt og trygghet. Alle har levert kvalitet i det arbeidet de har gjort. Det er kvalitet i alle ledd. Alle har vist respekt for hverandres roller. Dette har skapt trygghet og ført til en god gjennomføring. For meg har dette vært et lagspill på et høyt internasjonalt nivå. Jeg vil takke alle mine ansatte og de som har ledet innføringen av DIPS Arena. Dere har gjort en fabelaktig innsats!

Helgelandssykehusets egen prosjektleder for overgangen til DIPS Arena, Tom Dahlberg, er stolt og fornøyd, men beskriver hendelsen mer nøkternt.

‒ Det har vel gått akkurat slik vi har håpet på, eller slik vi hadde ønsket oss da vi planla dette. Dahlberg har ved siden av sine egne prosjektmedarbeidere hatt støtte fra det regionale prosjektet FRESK i Helse Nord, Helse Nord IKT og DIPS. Sammen har de jobbet for å få Helgelandssykehuset så lett og uanstrengt inn i en ny journaltidsalder som mulig.

Helseforetaket har avdelinger på i alt fire tettsteder på Helgeland: Mo i Rana, Brønnøysund, Sandnessjøen og Mosjøen, og her finner vi til sammen tre somatiske sykehus og to døgnenheter innen psykisk helse og rus.

Prosjektleder Tom Dahlberg ved Helgelandssykehuset.

«Det har gått akkurat slik vi har håpet på, eller slik vi hadde ønsket oss da vi planla dette.»

Tom Dahlberg, prosjektleder

‒ En formidabel innsats gjennom langsiktig og god planlegging, og dyktige folk i prosjektet på alle nivå, gjør at det går «smooth» nå, sier prosjektleder for overgangen til DIPS Arena i Helse Nord, Heidi Johansen.

‒ Ved siden gode forberedelser har vi fokusert på lagspill mellom alle involverte, og de samme folkene har vært med både under planlegging og innføring. Når aktørene kjenner hverandre, kommunikasjonen fungerer og alle vet hvor vi står i prosessen hele veien, jobber vi svært effektivt.

Hovedprosjektlederen pakker nå kofferten på Helgeland, og setter kursen mot Bodø hvor Nordlandssykehuset skal forsøke å gjenta Helgelandssykehusets prestasjon allerede den 9. mai.

Johansen skryter av hvor positive de ansatte på Helgeland har vært.

‒ Helgelandssykehuset har veldig flinke brukere som tar ting fort og er ivrige på å lære mer. Det er et godt utgangspunkt for å bli gode Arenabrukere.

Heidi Johansen foran plakaten "En journal i nord".

Heidi Johansen er prosjektleder for overgang til DIPS Arena i Helse Nord.

1150 nye Arena-brukere

Det jobber til sammen 1800 ansatte i helseforetaket og så mange som 1150 av dem er nå brukere av DIPS Arena.

En av disse er overlege Dag Ole Aanderbakk. Han er godt fornøyd med det nye verktøyet han har fått:

‒ Arkfane-systemet gjør at en får lettere oversikt, og kan hoppe frem og tilbake mellom vinduer. Det som virkelig er tids- og klikkbesparende, er vurderingsmal for henvisninger. Det er også laget lokal aktivitet for oppgjør i oppholdsfanen. Nå slipper en å legge de samme kodene og takstene inn på samme type prosedyre, det ordnes med et enkelt klikk.

Han bemerker at det å kun få kurs via Skype under opplæring har vært utfordrende, men pandemisituasjonen kan ingen gjøre noe med.

‒ Det er likevel noe helt annet å få lov til å trykke og prøve på egenhånd, enn å se video om hvor man skal klikke.

Alt i alt er han likevel godt fornøyd etter første driftsuke.

‒ Så langt virker Arena til å være en betydelig forbedring. Jeg har god tro på at det blir en ytterligere forbedring når vi også får elektronisk kurve.

Portrett av lege.

Spesialist i geriatri og i generell indremedisin, overlege Dag Ole Aanderbakk ved sykehuset i Mo i Rana.

«Arkfane-systemet gjør at en får lettere oversikt, og kan hoppe frem og tilbake mellom vinduer. Det som virkelig er tids- og klikkbesparende, er vurderingsmal for henvisninger.»

Dag Ole Aanderbakk, overlege

Helse Nord ønsker ikke å belaste systemet med veksling mellom DIPS Classic og DIPS Arena. Ved å fjerne tilgangen til Classic forhindrer de også at brukere blir værende der.

Det ble derfor ekstra viktig å komme seg på kurs før DIPS Arena-dagen oppsto. Brukerne har vært gjennom basiskurs i løpet av fem intensive uker etter nyttår. Disse har vært tilpasset til hvordan ulike yrkesgrupper og fagfelt skal bruke pasientjournalen. Basiskursene finnes i 15 ulike versjoner, og har hatt ulik varighet. For eksempel tok sykepleierkurset to timer, legekurset tre. Kontorpersonalet har fått den mest omfattende opplæringen med et seks timer kurs.

‒ I tillegg har vi kjørt en uke med egne «klikkekurs» for de som får inn moduler som endrer på arbeidsrutiner eller arbeidsflyt. De har fått klikke seg gjennom «live-demoer», altså online demonstrasjoner av for eksempel operasjonsmodulen, forklarer Dahlberg.

Når den første «bli kjent»-fasen er over, vil brukerne få tilbud om mer opplæring for å kunne utnytte programvaren best mulig.

Både stedlig og digital støtte

Takket være lavt smittetrykk på Helgeland i mars, kunne et team på i alt 40 personer ambulere rundt på sykehusene i uka etter oppstart. Her har folk både fra Helse Nord FRESK, Helse Nord IKT, Forvaltningen, DIPS og Helgelandssykehuset deltatt. Dette har bidratt til ekstra trygghet.

‒ Organiseringen av oppstartstøtten har fungert veldig bra, hver gang det har lugget litt har vi fått inn de riktige ressursene fort. Det å ha folk til stede under oppstart et stort pluss. Da kan vi løse situasjonen før de store frustrasjonene oppstår, forteller Johansen.

‒ I Brønnøysund fikk vi en lokal oppblomstring av Covid 19-smitte, så der måtte de klare seg med støtte via Skype, men også der har alt gått bra, konkluderer Dahlberg.

Prosjektet har også hatt et svært velfungerende digitalt støtteapparat. Både teamet som ambulerer og de øvrige støttespillerne er på en felles chat, slik at det er god oversikt over status og problemstillinger. Skulle det begynne å «koke» et sted så kan hjelpere i for eksempel Oslo eller Kirkenes bistå via mail eller Skype.

‒ De «usynlige hjelperne» har vært helt strålende her, sier Johansen.

Økt pasientsikkerhet

Helgelandssykehuset har nå fått grunnmuren på plass for å kunne ta det som måtte komme av nyutvikling på toppen av journalen direkte i bruk.

‒ For pasientene betyr dette økt pasientsikkerhet. Vi hører ofte at pasientene må gjenta sin historie for hver ny person en møter i sin behandling – det slipper pasienten nå. DIPS Arena gir beslutningsstøtte, smittesporing, forbedret operasjonsplanlegger og færre strykninger. I tillegg blir det enda bedre muligheter for kommunikasjon gjennom digitale pasienttjenester, sier Fred Mürer som er medisinsk direktør ved Helgelandssykehuset.

Helse Nord IKTs direktør, Oddbjørn Schei, forteller til Helgelandssykehusets egen nyhetsside at helpdesken til driftsorganisasjonen under overgangen satt og ventet på et trykk som aldri kom. Han skryter av Arena som plattform og vil bruke erfaringene fra Helgeland på resten av helseforetakene i nord. Samtlige skal være oppe på DIPS Arena før nyttår.

‒ Bortsett fra en pilot ved Longyearbyen sykehus sist høst, så er dette den første store innføringa vi gjør. Nå følger altså Nordlandssykehuset 9. mai, deretter Finnmarkssykehuset 10. oktober og Universitetssykehuset Nord-Norge den 7. november, sier Heidi Johansen.

 

Fornøyde sykepleiere ved akuttmottaket på Mo etter å ha fått akuttsengepostlista på veggen. Fra venstre: Leonore Andersen, Unni Andersen og Margrethe Mjøen.

Anne Berit Antonsen og Anne Norum foran oppstart med den nye operasjonsmodulen i DIPS Arena.

Velfortjent kake til gode hjelpere ved Arenasenteret i Sandnessjøen. Fra venstre: Tone Perly Johansen, Anne Helen Helmersen og Marte Gullesen.

Del denne saken:

Vil du holde deg oppdatert på e-helse?

  • Eksklusive nyheter
  • Motta siste nytt fra DIPS
  • Meld deg på i dag